Jdi na obsah Jdi na menu
 


  • model přirozeného plánování - mysl při plánování prochází pěti kroky:
1) definice cíle a zásad
2) představa o výsledcích
3) brainstorming
4) uspořádání
5) určení dalších kroků

Příklad: Plánování večeře v restauraci

- definice cíle, hlavní impuls proč: touha ukojit hlad, přátelské setkání s přáteli, oslava mimořádné události, obchodní či romantická schůzka


- představa o výsledku: jak bude prostředí vypadat, italská kuchyně u Giovanniho, stůl u okna v tom  novém francouzském bistru, klidná restaurace k obchodnímu jednání.


- brainstorming: Kdy bychom měli vyrazit? Je tam dnes otevřeno? Nebude tam plno? Jaké je počasí ? Co si vezmeme na sebe? (ženy ...:-)  Je v autě dost benzínu? Jak velký máme hlad? Na co máme chuť ?


- uspořádávání: co je potřeba v jakém sledu učinit a zařídit, je potřeba se postarat o vytipování restaurace, zarezervování stolu atd. Jakmile má mozek pohromadě fakta a různé nápady, začne s nimi přirozeně konstruktivně pracovat, ale až v tuto chvíli.

 

- další krok: zjistit zda má restaurace otevřeno, zavolat přátelům, zda by se chtěli přidat, určit jak se tam dostaneme, zjistit zda klient večeři ocení, zarezervovat stůl.

 

Přirozené plánování není běžné. Organizujete tímto způsobem všechny důležité činnosti vašeho života? Např. instalaci nového softwarového systému do firmy, fůzi podniků, či  volný den s rodinou?
   U posledního příkladu se pozastavím. Lidé mnohdy reagují tak, že řeknou: Ještě abych plánoval neděli s rodinou, v práci toho mám dost... Dovolím si oponovat. Je pro vás čas strávený s rodinou důležitý? Myslíte, že si toho s nimi užijete více, když si to naplánujete? Např. dopoledne výlet na kole, oběd v restauraci u rozhledny, po návratu relax ve vodním parku, večer společenská hra pro celou rodinu (např.  AKTIVITY viz. zde  či CASHFLOW viz zde , poznámka autora webu).  Určitě toho v tomto případě stihnete více a rodina to ocení. Jak často si lidé svůj volný čas nenaplánují a pak celý den proválí na gauči u televize a víkend uběhne jako voda.

 

• model nepřirozeného plánování - když je "dobrý nápad" špatný nápad.
Už jste někdy slyšeli manažera zahájit s těmi nejlepšími úmysly diskusi do pléna: "Dobrá, tak kdo k tomu má nějaký dobrý nápad?"
Co se tu předpokládá?  Než prohlásíme za důvěryhodné jakékoli hodnocení toho, co je dobrý nápad, musíme mít jasný cíl, dobře definovanou vizi a posbíraná (brainstorming) a zanalyzovaná (uspořádání) relevantní data, viz odstavec o něco výše , nazvaný uspořádávání. Co je dobrý nápad? je dobrá otázka, ale až ve chvíli, kdy máte okolo 80% přemýšlení za sebou! Jestliže v tomto bodě začnete, spolehlivě spálíte tvůrčí pojistku. Pokud si nejste jisti, o čem je řeč, zkuste příští poradu nebo schůzku ukončit otázkou: "Takže jaký je teď další krok?". Sledujte, co se změní.

 

- zodpovědnost: odvrácenou stranou firemních kultur založených na spolupráci je alergická reakce při určení zodpovědné osoby za daný úkol. Slovník mnoha takových organizací bohužel postrádá otázku: Je to na vás, nebo na mě?" Panuje tu často pocit, že je nezdvořilá. "Jsme v tom všichni společně", je postoj sice úctyhodný, ale v dnešním světě zřídka kdy reálný. Příliš mnoho porad končí neurčitým pocitem účastníků, že by se mělo něco stát, a nadějí, že to není jejich osobním úkolem. Je skutečně nezdvořilé nechat lidi odejít v nejistotě. Opravdový pocit sounáležitosti ve skupině se odráží v zodpovědnosti, kterou každý přijme za určení konkrétních úkolů a konkrétních lidí, kteří je mají splnit, tak že všichni se zbaví úzkosti z dosud nerozhodnutých akcí.  

 

- produktivita: Poté, co se organizace naučí rozhodovat o dalším kroku, stane se přirozeně produktivnější. Ze všech výše uvedených důvodů přinese určení fyzických zdrojů potřebných ke splnění nějakého úkolu v zápětí po té, co je zformulován požadovaný výstup, lepší výsledky v kratším čase s menším úsilím. Ve firmách se celá desetiletí volá po zvýšení produktivity, se kterou se nic nestane, pokud jednotliví zaměstnanci nezlepší své odezvy na provozní požadavky. A to vyžaduje přemýšlet o úkolech dříve, než Vás k tomu donutí okolnosti. V některých organizacích je jako jedna z největších trhlin, jimiž uniká produktivita ta situace, kdy jsou nerozhodnuté další kroky u dlouhodobých projektů.  Dlouhodobé neznamená "někdy" nebo "možná". Dlouhodobé znamená jen tolik, že jejich dokončení obnáší více konkrétních kroků, nikoli "není nutné rozhodnout o dalších krocích, protože den zúčtování je ještě daleko". Když se v organizaci všechny projekty a nevyřešené problémy monitorují, je to hned jiná káva.

 

- posílení: zřejmě největší výhodou techniky dalších kroků je, že výrazně zvýší vaši schopnost dosahovat výsledků. Spolu s tím roste i vaše sebeúcta a konstruktivní náhled na věc. Lidé pořád něco dělají, obvykle ale až tehdy, když musí - hoří jim za patami termín, který stanovili jiní nebo oni sami. Nezažijí tak pocit vítězství, ani kontroly, ani dobré spolupráce. A po takových pocitech prahnou.
    Návyk každý den zformulovat co není hotovo, a určit, jakými kroky dokončení dosáhneme, se musí naučit. Když věci zvládáme podle vlastní vůle, dřív než nás donutí stres nebo tlak zvenčí, vybudujeme si pevné vědomí vlastní ceny, které se promítne do všech oblastí našeho života. Jste kapitánem své lodi. Čím více budete jednat z této perspektivy, tím lépe se vám bude dařit.

 

Pokud vás metoda GTD zaujala, a chtěli by jste podle ní pracovat s pomocí softwarové aplikace, tak jednou z nejdoporučovanějších je program ThinkingRock, který je freeware a stáhnout si jej můžete zde. Sám se s ním nyní seznamuji. Program je v angl. jazyce, stručný český návod v pdf k jeho používání si můžete stáhnout zde .

Popis z této stránky si můžete pro vytištění ve wordu stáhnout zde.

pro zvětšení klikněte na obrázek

 

 

Obrazek

zpět