Jdi na obsah Jdi na menu
 


Jak mít vše hotovo

Budu zde čerpat z velmi zajímavé knihy, která vyšla i v českém jazyce s totožným názvem od autora Davida Allena a kterou vydalo nakladatelství Jan Melvil publishing.  Kniha popisuje extrémně efektivní metodu organizace času a práce která je označovaná zkratkou GTD ( Getting Things Done - mít vše hotovo)
Texty v uvozovkách jsou doslovnou či přibližnou citací části knihy.

pro zvětšení klikněte na obrázek

Obrazek


• zásadní změna: dostat vše z hlavy - pokud mozek člověka přirovnáme k počítači,
tak informace v mozku uložené by se dali přirovnat k datům uloženým na disku a to nad čím přemýšlíme a máme v konkrétní okamžik na mysli jsou data v operační paměti RAM počítače. Tato je omezená (není skladiště ) a dovolí obsahovat jen určité množství informací, které jsme schopni zpracovávat. "Většina vystresovaných lidí má tuto paměť přeplněnou k prasknutí. Neustále je něco rozptyluje, soustředění jim ruší vnitřní přetížení jejich vlastní mentální kapacity.
    Řešením je vyházet starosti třeba na papír, pak je uspořádat do dílčích kroku. "Pokud si uchováme věci jenom v hlavě, neexistuje reálný způsob, jak dosáhnout pocitu kontroly a uvolnění".
      Každý z nás už byl asi někdy nucen si nějaký složitější projekt či dovolenou rozplánovat. Díky tomu si dokážete představit o čem je řeč. "Většina lidí se však k tomuto postupu uchýlí jen v případě, že se chaos vystupňuje k neúnosnosti a oni s tím prostě musí něco udělat. Obvykle přitom vytvoří seznam ke konkrétní činnosti. Pokud ale změníme tento postup v základní rys svého životního a pracovního stylu a budeme jej uplatňovat ve všech oblastech svého života (nejen v těch nejnaléhavějších), získáme ve svém manažerském stylu "černý pásek ". Kdo se naučí vyházet z paměti položku po položce, objeví nejpřínosnější věc této činnosti.
    Např. kdo není zvyklý používat diář a organizovat si čas, tak pokud si jej pořídí či si do zápisníku zapíše všechny schůzky či aktivity některého nabitého dne, tak tím docílí toho, že si jeho mozek odpočine, jelikož se nemusí zabývat věcmi, které musí nosit paměti. Ví, že se může spolehnout na záznamy ve svém diáři. Pro zapomětlivé, jako jsem já, lépe elektronický ( třeba v mobilu ) se zvukovou připomínkou nastavenou v určitém předstihu události. Další věcí, o kterou se lidé pokouší je zorganizovat si celý projekt či život, ale to nelze. Zorganizovat jdou jedině posloupné kroky k cíli vedoucí.
   Tudíž důležitou otázkou, která by se měla linout každou naší činností, kterou chceme zorganizovat je otázka: Jaký je další krok? V grafické podobě by to vypadalo tak, jak ukazuje diagram níže, který je uveden právě ve zmiňované knize v úvodu této úvahy.

pro zvětšení klikněte na obrázek

                                                                          

Obrazek

                                                
schéma metod GTD


co to je - dalším krokem je, jak s informacemi nakládat, a k tomu si je potřebujeme vytřídit položením otázky:

 Je to realizovatelné ?     ANO  - NE

Je- li odpověď NE - nerealizovatelné, máme tři možnosti:

1) Nebude to třeba (vyhodit).
2) Nyní není nutná žádná akce ale možná se to bude moci zrealizovat v budoucnu , nechat uzrát, (odložit)
3) Položka obsahuje potenciálně užitečnou informaci, která může být později potřebná (archivovat)

 
Fakticky k tomu potřebujeme koš či klávesu DELETE u věcí na vyhození,
termínový pořadač či diář pro záležitosti, které odkládáme na později,
a  dobrý kartotéční systém pro informace k archivaci


Je- li odpověď ANO - realizovatelné, věci s nimiž se musí něco podniknout ( e-mail s žádostí o účast v projektu, poznámky ze schůzky o novém projektu atp.) je potřeba si odpovědět na dvě otázky:

1) K jakému "projektu" jsem se zavázal?
2) Jaký je nutný další krok ? Vhodnou odpovědí získáte silný klíč k pořádku ve věcech a činnostech. "Další krok je příští fyzická, viditelná činnost, které je potřeba se zhostit, aby se stávající stav věcí posunul blíž dokončení."
Příklady:
Zavolat Frantovi o kontakt na autoservis, který doporučoval.
Sepsat si poznámky k poradě rozpočtu.
Promluvit s Andreou o kartotéce, kterou potřebujeme zavést.
Sehnat firmu, která zařídí
SEO optimalizaci  našich webových stránek  (více o SEO viz zde , poznámka autora webu).

Po rozhodnutí o dalším kroku máte tři možnost: Udělejte to, delegujte to nebo to odložte.

1) Udělejte to. Jestliže že daný krok zabere méně než dvě minuty, měli by jste je provést v okamžiku, kdy jste jej zformulovali.
2) Delegujte to. Bude-li daná akce trvat déle než dvě minuty, položte si otázku: Jsem ten pravý člověk, který to má udělat? Zní-li odpověď ne, delegujte akci na příslušnou osobu.
3) Odložte to. Bude-li daná akce trvat déle než dvě minuty a vy jste tím, kdo jí má provést, budete ji muset odložit (více delších úkolů během dne by vám narušilo časový harmonogram tohoto dne...) na později a zaznamenat do jednoho či více seznamů dalších kroků.

strana 2